Kurz gesagt: Eine eigene Physiopraxis zu gründen heißt, in wenigen Monaten gleichzeitig Unternehmerin, Bauherrin, Arbeitgeberin und IT-Verantwortliche zu werden. Wer die Reihenfolge kennt, spart sich teure Umwege: erst Standort und Zahlen, dann Finanzierung, dann Räume, Zulassung und Ausstattung – und parallel Software, Buchung, Team und Absicherung. Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch alle Bereiche.
Der grobe Zeitplan
Plane für eine Neugründung sechs bis zwölf Monate Vorlauf ein. Ein realistischer Ablauf sieht so aus:
- 9–12 Monate vorher: Standort suchen, Businessplan schreiben, Kapitalbedarf berechnen
- 6–9 Monate vorher: Bankgespräche, Fördermittel beantragen, Räume auf Zulassungsfähigkeit prüfen
- 3–6 Monate vorher: Mietvertrag, Umbau, Ausstattung bestellen, Software auswählen, Personal suchen
- 1–3 Monate vorher: Zulassung beantragen, Anmeldungen bei Finanzamt, Berufsgenossenschaft und Rentenversicherung, Versicherungen abschließen, Website und Online-Buchung live schalten
1. Businessplan und Standort
Der Businessplan ist nicht nur ein Dokument für die Bank – er ist dein eigener Realitätscheck. Er beantwortet drei Fragen: Gibt es an diesem Standort genug Patienten? Was kostet mich die Praxis jeden Monat? Und ab wann trägt sie sich?
Für den Standort lohnt sich ein genauer Blick auf die Umgebung: Wie viele verordnende Ärzte – vor allem Orthopäden, Allgemeinmediziner und Neurologen – sind in der Nähe? Wie viele Praxen gibt es schon, und wie lang sind deren Wartelisten? Gibt es Parkplätze, ist die Praxis barrierefrei erreichbar? Und wie hoch ist das Potenzial für Privatpatienten und Selbstzahlerleistungen?
Rechne in deinem Plan konservativ. Die ersten Monate laufen fast immer langsamer an als erhofft, und Kassen zahlen erst einige Wochen nach der Abrechnung.
2. Finanzierung
Wie viel Kapital du brauchst
Der Kapitalbedarf setzt sich aus mehreren Blöcken zusammen:
- Investitionen: Umbau, Behandlungsliegen, Trainingsgeräte, Möbel, IT und Software
- Gründungskosten: Kaution, Beratung, Website, erste Werbung
- Betriebsmittel: Miete, Gehälter und laufende Kosten für die Anlaufphase – plane mindestens drei bis sechs Monate ein
- Privatentnahmen: Auch du musst in den ersten Monaten von etwas leben
Gerade die Betriebsmittel werden in vielen Plänen unterschätzt. Eine Praxis scheitert selten an zu teuren Liegen, sondern an fehlender Liquidität in Monat vier.
Welche Fördermittel es gibt
- ERP-Gründerkredit – StartGeld der KfW: Für Gründungen und junge Unternehmen bis fünf Jahre, auch für Freiberufler. Seit Ende 2025 bis zu 200.000 Euro, davon bis zu 80.000 Euro für Betriebsmittel. Die KfW übernimmt 80 % des Ausfallrisikos für deine Hausbank – das macht die Zusage deutlich leichter.
- ERP-Förderkredit Gründung und Nachfolge: Für größere Vorhaben oder Praxisübernahmen.
- Förderbank deines Bundeslandes: Viele Länder haben eigene Gründungsprogramme, teils kombinierbar.
- Bürgschaftsbank: Wenn Sicherheiten fehlen, kann eine Bürgschaft die Lücke schließen.
- Gründungszuschuss: Wer aus dem Arbeitslosengeld I heraus gründet und noch ausreichend Restanspruch hat, kann einen Zuschuss der Agentur für Arbeit beantragen. Der Antrag muss vor dem Start gestellt werden.
Förderkredite laufen immer über eine Bank – du beantragst sie nicht direkt bei der KfW. Wichtig: Der Antrag muss gestellt sein, bevor du verbindliche Verträge unterschreibst. Für Geräte kann zusätzlich Leasing sinnvoll sein, um die Liquidität zu schonen.
Mehr zu den Finanzierungswegen findest du in unserem Beitrag Praxisfinanzierung bei Gründung und Übernahme.
3. Räume und Zulassung
Um gesetzlich Versicherte behandeln und mit den Kassen abrechnen zu dürfen, brauchst du eine Kassenzulassung nach § 124 SGB V. Sie wird bei der zuständigen ARGE Heilmittelzulassung beantragt. Voraussetzungen sind im Kern:
- die Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung Physiotherapeut/in
- Praxisräume und eine Ausstattung, die den Anforderungen des bundesweiten Rahmenvertrags entsprechen
- die Anerkennung der geltenden Verträge mit den Krankenkassen
Bei den Räumen gelten konkrete Vorgaben, unter anderem eine Mindest-Therapiefläche, eine öffentlich frei zugängliche Praxis und eine klare Trennung von privaten Räumen. Lass deinen Grundriss prüfen, bevor du den Mietvertrag unterschreibst. Die Berufsverbände bieten das für Mitglieder meist kostenlos an. Ein Mietvertrag für Räume, die nicht zulassungsfähig sind, ist einer der teuersten Gründungsfehler.
Vor dem Zulassungsantrag brauchst du außerdem ein Institutionskennzeichen (IK). Es wird von der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen (ARGE·IK) vergeben und ist deine Kennung gegenüber allen Kassen.
Willst du auch Patientinnen und Patienten ohne ärztliche Verordnung behandeln, kann eine sektorale Heilpraktikererlaubnis für Physiotherapie sinnvoll sein. Sie öffnet dir zusätzlich den Selbstzahlermarkt.
4. Anmeldungen und Behörden
- Finanzamt: Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung meldest du deine Tätigkeit an. Als Physiotherapeutin bist du in der Regel freiberuflich tätig, ein Gewerbe musst du dann nicht anmelden. Heilbehandlungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Vorsicht bei gewerblichen Zusatzangeboten wie Produktverkauf oder reinen Fitnesskursen – sie können steuerlich anders behandelt werden. Kläre das früh mit deiner Steuerberatung.
- Berufsgenossenschaft: Die Anmeldung bei der BGW muss innerhalb einer Woche nach Gründung erfolgen.
- Deutsche Rentenversicherung: Selbstständige Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten sind in der Regel rentenversicherungspflichtig, solange sie keine versicherungspflichtigen Angestellten beschäftigen. Die Meldung muss innerhalb von drei Monaten erfolgen. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Rentenversicherungspflicht für Selbstständige.
- Gesundheitsamt: Je nach Bundesland gibt es eine Meldepflicht für die Aufnahme der Berufstätigkeit.
- Datenschutz: Du verarbeitest Gesundheitsdaten. Ein Verarbeitungsverzeichnis, Verträge zur Auftragsverarbeitung mit Software-Anbietern und ein Datenschutzkonzept gehören von Tag eins dazu.
5. Praxisausstattung
Der Rahmenvertrag mit den Krankenkassen legt eine Pflichtausstattung fest, die jede Praxis vorhalten muss – von Behandlungsliegen über Übungsmaterial bis zu Geräten für Wärme- und Kälteanwendungen. Für bestimmte Leistungen wie die gerätegestützte Krankengymnastik (KGG) kommen zusätzliche Geräte und Flächen hinzu, außerdem die passenden Fortbildungszertifikate.
Ein paar Tipps aus der Praxis:
- Plane die Ausstattung von den Leistungen her, die du abrechnen willst – nicht vom Katalog des Herstellers.
- Gebrauchte Geräte aus Praxisauflösungen sind oft in sehr gutem Zustand und deutlich günstiger.
- Investiere in gute Liegen und eine durchdachte Raumaufteilung. Beides nutzt du jeden Tag, und beides ist später schwer zu ändern.
- Denke an Wäsche, Hygieneplan und Stauraum – Kleinigkeiten, die im Alltag viel Zeit kosten, wenn sie fehlen.
6. Praxissoftware und Abrechnung
Die Praxissoftware ist das Nervensystem deiner Praxis. Sie verwaltet Termine, Patientendaten, Verordnungen und die Abrechnung. Achte bei der Auswahl auf diese Punkte:
- Verordnungsprüfung: Die Software sollte Heilmittelverordnungen auf Fehler prüfen, bevor behandelt wird. Formfehler sind einer der häufigsten Gründe für Absetzungen durch die Kassen.
- Abrechnung: Entweder rechnest du selbst elektronisch mit den Kassen ab oder über ein Abrechnungszentrum. Beides sollte die Software sauber unterstützen.
- Telematikinfrastruktur: Heilmittelpraxen müssen sich nach aktuellem Stand bis zum 1. Oktober 2027 an die TI anschließen. Für Ausstattung und Betrieb gibt es monatliche Pauschalen. Wähle eine Software, die das bereits integriert.
- Mobilität: Wer Hausbesuche macht, braucht eine gute App für unterwegs.
- Kosten und Vertrag: Monatliche Lizenzen, Kosten pro Arbeitsplatz, Mindestlaufzeit, Datenmigration bei einem späteren Wechsel.
Teste mehrere Programme in einer Demo und frag Kolleginnen, mit welchem System sie arbeiten. Ein Wechsel nach zwei Jahren ist mühsam.
7. Online-Buchung und Patientenkommunikation
Viele Patientinnen und Patienten suchen heute online nach einer Praxis und erwarten, auch dort einen Termin buchen zu können. Ein Online-Buchungstool entlastet außerdem deine Rezeption spürbar. Worauf du achten solltest:
- Datenschutzkonforme Lösung mit Servern in der EU
- Buchbarkeit von Terminserien, wie sie bei Verordnungen üblich sind
- Automatische Erinnerungen per SMS oder E-Mail – das senkt Ausfälle deutlich
- Schnittstelle zu deiner Praxissoftware, damit nichts doppelt gepflegt werden muss
- Warteliste für kurzfristig frei werdende Termine
Dazu gehören eine einfache, gut auffindbare Website und ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil. Für viele Praxen sind das die wichtigsten Wege, über die neue Patienten kommen.
8. Team und Arbeitgeberrolle
Sobald du Mitarbeitende einstellst, kommen Arbeitsverträge, Lohnabrechnung und Arbeitgeberpflichten dazu – zum Beispiel der Anspruch auf betriebliche Altersversorgung. Wer von Anfang an ein klares Benefit-Paket hat, tut sich bei der Personalsuche deutlich leichter. Mehr dazu in unseren Leitfäden zur bAV in der Physiopraxis und zur betrieblichen Krankenversicherung.
9. Absicherung
Mit der Gründung trägst du Risiken, die vorher dein Arbeitgeber getragen hat. Die wichtigsten Bausteine:
- Berufs- und Betriebshaftpflicht: Die Grundabsicherung schlechthin – bei Behandlungsfehlern, Unfällen in der Praxis oder Schäden an gemieteten Räumen
- Inhaltsversicherung mit Betriebsunterbrechung: Ein Wasserschaden kann die Praxis wochenlang lahmlegen – die Kosten laufen weiter
- Eigene Arbeitskraft: Berufsunfähigkeit und Krankentagegeld. Wenn du ausfällst, fällt in einer kleinen Praxis der Umsatz aus
- Krankenversicherung: Freiwillig gesetzlich oder privat – eine Entscheidung mit langfristigen Folgen
- Rechtsschutz: Für Streit mit Vermieter, Mitarbeitenden oder Kassen
Lies dazu auch unseren Beitrag Inhaberausfall und Praxisausfall absichern.
Die Gründungs-Checkliste
- Standortanalyse und Businessplan
- Kapitalbedarf inklusive Betriebsmittel und Privatentnahmen
- Bankgespräche und Förderanträge – vor Vertragsunterschriften
- Grundriss auf Zulassungsfähigkeit prüfen lassen, dann Mietvertrag
- Institutionskennzeichen beantragen
- Kassenzulassung bei der ARGE Heilmittelzulassung
- Finanzamt, BGW, Rentenversicherung, ggf. Gesundheitsamt
- Ausstattung nach Rahmenvertrag und geplanten Leistungen
- Praxissoftware, Abrechnungsweg, TI-Planung
- Online-Buchung, Website, Google-Profil
- Datenschutz-Grundlagen
- Haftpflicht, Inhalt, Betriebsunterbrechung, eigene Absicherung
- Arbeitsverträge und Benefit-Paket für das Team
Dein nächster Schritt
Ich begleite Gründerinnen und Gründer von der ersten Zahl bis zur Eröffnung: Businessplan, der bei der Bank besteht, Finanzierung mit Fördermitteln, die passende Absicherung vom ersten Behandlungstag und ein Benefit-Paket, mit dem du dein Team findest. Vereinbare hier ein unverbindliches Kennenlerngespräch.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Fördermittel und Zulassungsvoraussetzungen können sich ändern, Stand: 2026.
